PA: obbligo di documento informatico e conservazione digitale

Pubblica Amministrazione: obbligo di conservazione digitale e gestione documentale entro il 12 agosto 2016

4 Luglio 2016 eDOK News

Entro il 12 agosto 2016 tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di formare gli originali dei propri Documenti con mezzi informatici (documento informatico) e di conservarli tramite un sistema di conservazione digitale a norma di legge.
La normativa sul documento amministrativo informatico obbliga tutte le Pubbliche Amministrazioni a formare gli originali dei propri Documenti con mezzi informatici (inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri), a trattarli in digitale nel Sistema di Gestione Documentale e a inviarli al sistema di conservazione digitale per una corretta tenuta nel tempo.
L’obbligo di utilizzare il Sistema di Gestione Documentale comprende, tra l’altro, il Registro di Protocollo, i Fascicoli, gli albi, gli elenchi e tutti i documenti informatici.

LA NORMATIVA

Tale obbligo è definito e previsto da:

CAD D.Lgs 82/2005 art. 40 comma 1: Formazione documenti informatici (emendato nello schema di D.Lgs di modifica previsto dalla L. 124 del 7 agosto 2015 relativa alla Riforma della Pubblica Amministrazione).
DPCM 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

COSA DEVONO FARE LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

Quindi dal 12 agosto 2016:

Il Sistema di Gestione Documentale deve essere adottato da tutte le Pubbliche Amministrazioni e gestire Protocollo, Albi, Registri, Elenchi (in pratica qualsiasi documento dell’ente). I Registri cartacei devono scomparire.
Per tutti i documenti devono essere garantiti sia l’immodificabilità, sia l’integrità (es. tramite Firma Digitale) sia l’inserimento nei Fascicoli digitali sia la presenza di un set minimo di Metadati. Tutte le istanze, le Dichiarazioni e le Comunicazioni pervenute per via telematica (es. pratiche SUAP, SUE, …) devono essere protocollate, fascicolate, smistate e gestite in modo digitale.
Il sistema di Protocollo Informatico deve operare, senza carta: tutta la Posta in arrivo deve essere smistata in modalità digitale (scansione del cartaceo) dopo la sua protocollazione.
Tutti i documenti informatici, ovvero tutti i documenti amministrativi, devono essere trasferiti nel Sistema di Conservazione.
Il Manuale di Gestione deve essere aggiornato per specificare come vengono gestiti i nuovi processi digitali.

Oltre all’obbligo del documento amministrativo informatico, le prossime scadenze obbligatorie in relazione ad innovazioni per il digitale nella Pubblica Amministrazione sono:

PagoPA – Pagamenti Elettronici: entro il 31 dicembre 2016 tutte le P.A. dovranno essere operative sul Nodo dei pagamenti AgID.
SPID – Sistema Pubblico di Identità Digitale: entro il 2017 tutte le Pubbliche Amministrazione dovranno permettere l’accesso ai propri servizi telematici tramite SPID.

LE SOLUZIONI EDOK

Edok offre alle Pubbliche Amministrazioni le soluzioni necessarie per ottemperare agli obblighi di legge:

Sistema di conservazione digitale: servizio in outsourcing erogato da conservatore accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia digitale). Per approfondire cliccare qui.
Sistema di gestione documentale: piattaforma software HyperDokPA per la gestione documentale e il protocollo informatico. Per approfondire cliccare qui.