Conservazione sostitutiva a norma di legge
La conservazione sostitutiva (più precisamente conservazione digitale dei documenti informatici) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione digitale equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.
La conservazione sostitutiva è un metodo alternativo di archiviazione documenti cartacei: è la conservazione elettronica dei documenti cartacei digitalizzati con la stessa valenza civica e fiscale, “bloccandone” la forma, il contenuto e il tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La conservazione sostitutiva dà la possibilità di trasformare un documento cartaceo in formato digitale, garantendone così la conservazione digitale a norma di legge. Conservazione sostitutiva e conservazione digitale sono quindi complementari ma non sono la stessa cosa.
A questo scopo, eDOK propone un software di conservazione digitale in grado di mantenere valore giuridico, accesso e leggibilità, mantenendo al contempo l’integrità e l’autenticità dei documenti archiviati.
Soluzione in house oppure in outsourcing?
Soluzione In-House
La piattaforma documentale HyperDOK consente ad aziende private ed enti pubblici di implementare soluzioni di conservazione sostitutiva dei propri documenti internamente all’organizzazione.
Il software di conservazione digitale di eDOK dispone, lato utente, di apposite procedure guidate che supportano il Responsabile della Conservazione sostitutiva e gli operatori nello svolgere le operazioni di conservazione.
HyperDOK e HyperDOKPA soddisfano tutti i requisiti tecnici e metodologici stabiliti dal vigente quadro normativo e garantiscono un elevato livello di sicurezza.
Soluzione in Outsourcing
Il processo di Conservazione Sostitutiva può essere svolto in outsourcing delegando ad eDOK conservatore accreditato AGID, gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore.
Il servizio SOS CS Enterprise comprende:
- ASSUNZIONE OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ
- REDAZIONE MANUALISTICA
- CONSERVAZIONE DIGITALE di qualsiasi tipologia di documento
- PUBBLICAZIONE WEB ARCHIVIO LEGALE/FISCALE
Il processo di conservazione
Responsabile della Conservazione Sostitutiva
Il responsabile della conservazione a norma, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.
Il ruolo di “Responsabile conservazione sostitutiva” può essere rivestito da figure interne all’organizzazione oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.
Che documenti posso conservare digitalmente?
Documenti obbligatori
Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido. Per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):
- Fatture Elettroniche
- PEC (Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata)
- Contratti firmati digitalmente
Elenco Documenti
- Fatture
- Ddt
- Ricevute fiscali
- Scontrini fiscali
- Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
- Dichiarazioni fiscali
- Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
- Libro dei soci
- Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
- Libro unico del lavoro
- Cud
- Offerte
- Contratti
- Corrispondenza
- Libro delle obbligazioni
- Libro delle adunanze e delle deliberazioni
- Documenti sanitari
- Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
- Mandati di pagamento e reversali
L’esperienza dei nostri consulenti nel campo della conservazione sostitutiva, che richiede conoscenze normative sommate a padronanza dell’informatica, inizia alla fine degli anni novanta. Questo ci ha permesso di progettare e sviluppare un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti collaudato, affidabile e semplice da utilizzare da parte degli utenti.
Il sistema viene costantemente rivisto e aggiornato in base alle nuove disposizioni di legge che di anno in anno si sommano alla normativa consolidata. La conoscenza e la padronanza del contesto normativo che ha dato origine alle tecniche di gestione del documento informatico e della conservazione elettronica è fondamentale per una società che offre servizi di consulenza. eDOK mette a disposizione delle aziende clienti una piattaforma di archiviazione sostitutiva, frutto dell’esperienza acquisita e della professionalità tipica di chi quotidianamente si trova ad affrontare problematiche giuridico/fiscali legate al mondo informatico.
Le nostre piattaforme di document and workflow management permettono ad aziende e pubbliche amministrazioni di dare ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale richiesta dalla normativa. Ciò consente alle organizzazioni di dotarsi di un unico sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva per tutte le tipologie documentali, semplificando così i processi di aggiornamento, manutenzione, istruzione, nonché i costi di gestione. Il sistema di conservazione sostitutiva deve sempre tener conto del panorama legislativo e delle esigenze organizzative di ogni singola organizzazione.
Le soluzioni progettate e sviluppate da eDOK integrano ed automatizzano tutte le funzionalità necessarie per un corretto e completo processo di gestione della conservazione sostitutiva.
