I 10 problemi (risolvibili) più diffusi in ufficio!

Per chi lavora in ufficio, da anni o da poco tempo, sa che deve districarsi in un mondo fatto di gestione di persone diverse, abbinato a gestione di files, materiali, carte, numeri, archivi e chissà quante altre cose che ci causano problemi!

Essendo noi specializzati nella gestione documentale, abbiamo stilato una classifica dei fatti che, chi lavora in ufficio, può riscontrare e possiamo facilmente risolvere!

Iniziamo?

I 10 problemi in ufficio, che volendo Edok può risolverti!

1- La scomparsa dei documenti

Quante volte vi sarà capitato di aver lasciato sulla scrivania quel foglio, che eravate così sicuri di ritrovare il giorno dopo, ed invece non sapete che fine abbia fatto!?
Sarà caduto e qualcuno lo avrà buttato?
L’avrà preso un collega per farci chissà cosa?
L’avrò appoggiato qui o altrove? Perchè a quel punto qualche dubbio ti viene…

2- Documenti archiviati male

Ok, ci rechiamo nell’archivio, cerchiamo il faldone corretto e spulciamo i documenti!
Mmmh… il signor Rossi non è sotto la lettera R… Magari l’abbiamo archiviato con il nome e non con il cognome? Oppure con la ragione sociale? E se magari ci fossimo dimenticati di archiviarlo? Che fine avrà fatto???
E via di perdita di tempo…

3- Fotocopie numerose e inutili

Quel documento serve a me, però serve anche alla segretaria ed in ufficio amministrazione… poi magari ne faccio una copia in più che non si sa mai!
Toner che si consumano, carte inutili che girano, disordine in giro, sprechi vari…

4- Perdita di tempo nella ricerca

Mi serve assolutamente quella fattura, ora vado in archivio e la cerco!
Apri la porta e ti trovi davanti un muro, che la barriera del trono di spade in confronto non è nulla!
Ti metti in assetto da Indiana Jones nel tempio maledetto e cominci a cercare, passando le mezz’ore tra un ripiano e l’altro.
Auguri.

5- Informazioni errate

Ti avevo detto di fare così!
Eppure son sicuro che mi avevi detto diversamente…
Guarda cosa hai scritto, non c’entra nulla, è tutto da rifare!
Problemi ricorrenti? Eppure quando si fa tutto a voce o su pezzi di carta volanti è così…
Verba volant, scripta manent.

6- Privacy

Fatture, preventivi, documenti, biglietti da visita, tutti sparsi in giro per le scrivanie, oppure in faldoni a disposizione di chiunque ci metta mano.
Oltre ad essere disordinato è anche poco corretto e non conforme alla “clean desk policy”, la politica della scrivania pulita.
Occhio!

7- Metodi di lavoro differenti

Un preventivo fatto da te è una cosa, mentre quello fatto da un tuo collega è un’altra.
Eppure lavorate per la stessa azienda no?
Se non si è tutti allineati si rischia, oltre una notevole perdita di tempo, anche di fare brutta figura.
Per non parlare di tabelle, mail e chissà cos’altro!
Uniformare!

8- Tracciabilità

Chi ha utilizzato quel faldone?
Hai preso tu quel documento?
Chi ha fatturato a quell’azienda?
Questo preventivo è diverso dagli altri!
Non sarebbe comodo sapere chi deve fare e chi ha fatto cosa, in modo da evitare fraintendimenti?
Precisione!

9- Ordine delle cose da fare – Priorità

Capita di perdersi nella gestione di situazioni che ci rubano tempo, quando invece avremmo altro da fare di più urgente e importante, che chiaramente ci troveremo a fare di fretta e con tempo limitato, portandoci a lavorare con frenesia e rischiando errori vari.
Gestire meglio le cose!

10- Stoccaggio archivi

Cosa facciamo, paghiamo gli affitti ed i metri quadri di stanze per riempirle di scaffalature e blocchi di fogli vari???
Quanto potremmo ottimizzare gli spazi eliminando tutta quella carta e portando l’archiviazione in digitale???

Problemi in ufficio, risolvili con Edok!

Vi siete ritrovati in qualcuna di queste situazioni? Suonano famigliari?

Abbiamo fatto solo alcuni esempi di problematiche facilmente risolvibili, che migliorerebbero sicuramente la vita dei lavoratori, la velocità delle operazioni e la produttività dell’azienda!

Edok tratta da anni l’argomento dell’ Archiviazione Documentale, della Gestione Documentale attraverso il proprio software HyperDok, fruibile ed adattabile per ogni esigenza in diverse modalità e tutti i vantaggi di un Workflow documentale ben strutturato.

Oltre a queste Soluzioni e Servizi, aggiungiamo anche la novità della Fatturazione Elettronica e la sempre più fondamentale Conservazione Sostitutiva o Conservazione dei documenti digitali a norma di legge, per la quale vantiamo la Certificazione AgID.

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