HyperDok per la
Pubblica Amministrazione
HyperDokPA è la piattaforma software progettata e sviluppata interamente da Edok che permette alle Pubbliche Amministrazioni presenti nel registro P.A. di ottemperare, con un unico strumento, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e rendere effettiva l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini, delle imprese e dei professionisti attraverso la razionalizzazione dei flussi documentali, l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow e la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione dei fascicoli e dei relativi documenti informatici formati o acquisiti dalle amministrazioni.
HyperDokPA, quindi, consente la gestione documentale della pubblica amministrazione in linea con il protocollo informatico per la pubblica amministrazione.
Il protocollo informatico P.A. regola gli archivi delle pubbliche amministrazioni e la gestione informatica dei documenti, dalla creazione alla validazione. La necessità di procedere alla digitalizzazione dei documenti nella pubblica amministrazione, ha portato alla creazione del protocollo informatico che prevede appunto la gestione di tutte le fasi con strumenti digitali. Ecco perché un software per la gestione documentale della pubblica amministrazione come HyperDokPA è così interessante.
Richiedi maggiori informazioni
HyperDok PA, la suite documentale per le pubbliche amministrazioni
Il Codice dell’Amministrazione Digitale, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea e la recente normativa in tema di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni impongono a tutte le Pubbliche Amministrazioni l’utilizzo di strumenti che consentano di governare e tracciare i flussi documentali digitali.
Protocollo Informatico
- Registrazione dei protocolli: in ingresso, in uscita e interni;
- Protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo
- Segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre.
- Classificazione: all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario
- Correzione dati: mediante un’apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le modifiche stesse
- Registro di protocollo: consente di effettuare stampe e salvataggi secondo quanto previsto dalla normativa
Gestione elettronica documentale
- Acquisizione tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente;
- Acquisizione dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo e procedure ocr;
- Spedizione multicanale: spedizione automatica di flussi di documenti tramite pec, e-mail, e-mail con link al documento pubblicato sul web, fax e sistemi di spedizione posta cartacea;
- Fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
- Ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati;
- Pubblicazione web: pubblicazione web protetta e profilata con possibilità di integrazione con portali.
Multi AOO
HyperDokPA è “multi AOO”, ovvero permette la gestione di più amministrazioni o di differenti aree organizzative omogenee presenti all’interno di un’amministrazione da un unico sito centralizzato (oltre che, ovviamente, da un server dedicato alla singola amministrazione o alla singola AOO). Ne risulta definito un dominio applicativo, nel quale i singoli moduli installati vengono gestiti in modo centralizzato, salvaguardando la specificità e la riservatezza dei dati di ciascuna amministrazione o AOO e che consente la gestione di numerazioni di protocollo multiple e indipendenti.
Integrazione mail standard e certificata
La suite permette la gestione di illimitate caselle di posta elettronica certificata e standard. I messaggi sono archiviati e indicizzati automaticamente in HyperDokPA e visualizzati dagli utenti direttamente nei client della suite. Quando si tratta di messaggi PEC il sistema associa e archivia automaticamente le ricevute di accettazione, consegna e mancata consegna gestendo lo stato del messaggio.
Riservatezza
Il sistema gestisce in modo sicuro l’accesso ai singoli documenti, ai fascicoli e agli eventuali allegati assicurando:
- L’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
- La protezione delle informazioni registrate da modifiche non autorizzate da parte degli utenti;
- La garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;;
- Il tracciamento degli eventi di modifica rilevanti, delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore;
- La creazione del “registro informatico del protocollo” e la sua conservazione sostitutiva a norma di legge al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni registrate.
Organizzazione
La suite HyperDok PA offre molteplici soluzioni per il controllo:
- Gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
- Gestione organigramma dell’ente;
- Gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione.
- Log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema gestionale dell’ente.
Workflow documentale
- Smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell’ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, (con possibilità di delega per i periodi di assenza);
- Gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di “avanzamento” e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente.
Firma digitale e Conservazione sostitutiva
- Firma digitalmente i documenti che vengono prodotti, spediti e ricevuti;
- Archivia e conserva digitalmente i documenti gestiti.
