Conservazione fattura elettronica: la scelta sulle informazioni da conservare

26 Marzo 2019 eDOK Conservazione Digitale, Fatturazione Elettronica, News

Conservazione dati delle fatture elettroniche, è tempo di scegliere

Conservazione dei dati delle Fatture Elettroniche:
Entro il prossimo 3 maggio, i contribuenti devono scegliere se aderire o meno al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche offerto dall’Agenzia delle Entrate.

In assenza di tale adesione, l’Agenzia cancellerà i dati di beni e servizi oggetto della prestazione, conservando solamente importo, mittente e destinatario.

Conservazione e garante della privacy

Questa scelta deriva soprattutto dall’intervento del garante della privacy riguardante i dati contenuti nel corpo della fattura.
Dati che a questo punto il contribuente sceglierà se lasciare o meno in mano all’Agenzia delle Entrate.

Riportiamo di seguito il testo presente sul portale dell’Agenzia:

Gentile Utente,
a partire dal 1° gennaio 2019 è previsto l’obbligo di emettere la fattura elettronica a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.
Questo obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 ed è previsto sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B), sia nel caso in cui la cessione/prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C).

La trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle entrate.

Nel periodo transitorio, che decorre dal 1 gennaio 2019 fino al 3 maggio 2019, l’Agenzia delle Entrate procederà alla temporanea memorizzazione delle fatture elettroniche che la interessano in qualità di cedente/prestatore o cessionario/committente, in conformità alle indicazioni ricevute dal Garante per la protezione dei dati personali, esclusivamente al fine di realizzare le seguenti funzionalità:

acquisizione di alcuni dati di natura fiscale contenuti nelle fatture elettroniche, definiti principalmente nell’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972, ad esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g) relativi alla natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione (i c.d. dati fattura di cui al Provvedimento del 21/12/2018), che saranno estrapolati e raccolti dall’Agenzia delle Entrate in una banca dati separata e verranno trattati dall’Agenzia per le attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzato mediante l’incrocio dei dati di natura fiscale presenti nelle fatture con quelli presenti nelle banche dati dell’Agenzia delle Entrate;
realizzazione di un servizio facoltativo attraverso il quale avrà la possibilità di consultare o scaricare i file XML delle fatture emesse e ricevute attraverso SDI nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Tale servizio sarà subordinato all’adesione a uno specifico Accordo di servizio che verrà pubblicato nella medesima area riservata entro la data del 3 maggio 2019. In tale contesto, l’Agenzia delle Entrate assumerà il ruolo di responsabile del trattamento, archiviando le fatture, in nome e per conto suo, in una banca dati dedicata. A partire dalla data di disponibilità del nuovo servizio facoltativo, lei potrà manifestare la volontà di aderire all’Accordo del servizio di consultazione e scarico del file XML della fattura elettronica, comprese le fatture memorizzate nel periodo transitorio. Se Lei è titolare di partita IVA potrà aderire anche attraverso intermediari delegati.

In caso di mancata adesione all’Accordo di cui sopra nei tempi previsti, l’Agenzia procederà alla cancellazione delle fatture elettroniche memorizzate durante il periodo transitorio entro il 2 luglio 2019 e i soli dati fattura verranno mantenuti per le previste attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzato, fino a che non saranno decorsi i termini per gli eventuali accertamenti – vale a dire entro il 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento – ovvero definiti gli eventuali giudizi.

In caso di adesione al Servizio di almeno una delle parti del rapporto economico, l’Agenzia memorizzerà comunque la fattura nella sua interezza, rendendola disponibile per la consultazione e lo scarico solo a chi abbia aderito al Servizio.

Resta fermo l’eventuale Servizio di conservazione da lei fruito in base al relativo Accordo di servizio stipulato con l’Agenzia.

Conservazione sostitutiva e conservazione dei dati fattura

Da non confondere la conservazione dei dati da parte dell’Agenzia delle Entrate, con il servizio di Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale dei documenti, per il quale consigliamo di usufruire di un proprio servizio, in modo di avere sempre a disposizione i propri documenti in formato originale, conservati a norma di legge, con valore legale.