Gestione Elettronica Documentale
Oggi come non mai, l’economia e la società sono fondate sulla gestione documentale e lo scambio delle informazioni.
Aziende Private e Pubbliche Amministrazioni devono raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire documenti e dati che circolano in grande quantità e ad una velocità impensabile negli anni precedenti.
E’ un dato di fatto che chi gestisce le informazioni con maggiore efficienza, sia in ambito privato che pubblico, risulta vincente.
L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti rende la Gestione Elettronica Documentale (GED) un elemento strategico.
La digitalizzazione dei documenti e la digitalizzazione dei dati sono ormai prassi. Per questo motivo, la corretta gestione informatica dei documenti è fondamentale.
HyperDOK nasce proprio per semplificare la gestione e l’archivio di documenti digitali e si plasma intorno alle esigenze di aziende e pubblica amministrazione.
Tra le soluzioni di gestione documentale esistenti, HyperDOK si distingue per la sua adattabilità, versatilità e semplicità di utilizzo.
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La gestione documentale: come definirla?
Nello svolgimento della propria attività quotidiana, ogni azienda deve far fronte a continui flussi di lavoro che possono assolutamente essere migliorati. Amministrazioni che devono raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti che circolano in grande quantità ed a velocità impensabili fino a qualche anno fa.
Gestire le informazioni con maggiore efficienza all’interno di un’impresa risulta sicuramente un elemento vincente ed in tutto questo, i sistemi di Gestione Documentale risultano un elemento strategico.
Wikipedia dice:
Il Document management system (DMS), letteralmente Sistema di gestione dei documenti, è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente si tratta di un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.
L’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) dà invece questa definizione:
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.
Queste definizioni sono applicabili sia in ambito di Pubblica Amministrazione, che per aziende private, dove esistono documenti che vengono prodotti, condivisi, gestiti, archiviati e conservati. Qualche esempio? Documenti office, e-mail, PEC, scansioni, fatture, schede prodotto, contratti, conferme d’ordine e molto altro.
Gestione Documentale: i vantaggi
- Ridurre i costi: Un buon sistema di Gestione Documentale permette di evitare perdite di tempo e di conseguenza ottimizzare il lavoro, riducendo le inefficienze. Si vanno inoltre ad abbattere costi di archiviazione, spedizione e gestione dei flussi documentali.
- Più valore ai tuoi documenti: Uno dei nostri claim principali. Dare valore ai documenti, archiviandoli, conservandoli rendendoli inalterabili nel tempo.
- Ricerca e accessibilità: Informazioni e documenti reperibili in pochi secondi. Accessibilità ovunque grazie all’archivio raggiungibile via web.
- Eco-Friendly: In un periodo così delicato per il nostro pianeta, abbiamo la possibilità di ridurre notevolmente l’utilizzo di carta, faldoni e archivi, liberando oltretutto spazio.
- Sicurezza: Grazie alla personalizzazione degli accessi, i documenti saranno disponibili solo agli utenti con i permessi per farlo. Questo si traduce in maggior sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy.
La piattaforma per la Gestione Documentale: HyperDOK!
I sistemi di Gestione Documentale, o Document Management System (DMS), sono delle piattaforme software che permettono di organizzare l’archiviazione e la gestione dei documenti o di altri contenuti aziendali.
“La gestione documentale (effettuata con sistemi informatici) e la digitalizzazione potrebbero portare guadagni stimati tra il 3% e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. Si calcola che in Italia sono circa 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i “documenti di business” che potrebbero essere dematerializzati grazie all’utilizzo di software per la gestione documentale.” – Fonte: Osservatorio sul documento digitale – Infocamere
Un software pensato per essere un gestionale documenti può realmente aumentare l’efficienza ed abbassare i costi delle organizzazioni purché offra una GESTIONE DOCUMENTALE A 360°includendo funzionalità di archiviazione digitale, document management, workflow & business process management e conservazione sostitutiva a norma di legge.
La piattaforma di gestione documentale web sviluppata da eDOKè HyperDOK: il software client/server che permette la gestione di documenti e informazioni aziendali, nonchè dei processi ad essi associati.
Con il sistema documentale HyperDOK è possibile avere la completa gestione dell’archivio di documenti cartacei, desktop, email e di qualsiasi altro tipo presenti in azienda.
HyperDOK la soluzione vincente!
L’esperienza ventennale del nostro personale nel campo della gestione elettronica dei documentale, l’alta padronanza della normativa di settore da parte dei nostri consulenti e centinaia di casi analizzati, ci hanno permesso di progettare e sviluppare una gamma completa di prodotti e servizi per il document and workflow management che permettono ad Aziende e PA di gestire, valorizzare e sfruttare al meglio il proprio patrimonio informativo.
Il nostro successo e la nostra crescita sono legati ad HyperDOK, la piattaforma software realizzata e sviluppata interamente da eDOK e composta da un insieme di moduli software e servizi, tra loro cooperanti, che svolgono funzioni specifiche per la GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE.
Perchè adottare un sistema di gestione documentale
Al giorno d’oggi il patrimonio delle organizzazioni è costituito sempre più da documenti e informazioni. I documenti sono il mezzo principale per memorizzare, distribuire e condividere la conoscenza e contengono le informazioni in base alle quali quotidianamente vengono prese decisioni, pianificate strategie e sono definiti i processi.
Tutti i processi che fanno muovere aziende private e Pubbliche Amministrazioni sono quindi strettamente legati a documenti che per loro natura possono essere di due tipologie:
- Analogici – carta
- Digitali – file
Spesso le informazioni riguardanti un “affare” sono in parte contenute in documenti cartacei e in parte in documenti digitali.
Il gestionale documenti è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale. La gestione corrispondenza aziendale tradizionale sta subendo un’evoluzione sempre più rapida verso la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, sulla spinta di una serie di fattori di tipo:
- Tecnologico (aumento del volume dei documenti digitali resi disponibili all’interno delle imprese e delle organizzazioni);
- Business (spinta verso la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi);
- Legislativo (disciplina giuridica delle modalità e degli ambiti di sviluppo del documento digitale).
A quest’ultimo riguardo, protocollo informatico, archiviazione e conservazione digitale, fatturazione elettronica e Posta Elettronica Certificata rappresentano ormai forme di utilizzo del documento digitale pienamente regolamentate da un punto di vista normativo ed il cui utilizzo, all’interno della Pubblica Amministrazione, è riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nonostante questo contesto favorevole, buona parte degli Enti e delle imprese italiane deve ancora fare i conti con una serie di costi ed inefficienze relative alla gestione documentale cartacea, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro.
L’adozione di sistemi di gestione documentale digitale, al contrario, rende possibile identificare una serie di risparmi, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca ed archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica) al 90% (per il cedolino elettronico e la Posta Elettronica Certificata).
Alcuni numeri statistici che possono far riflettere:
- Il 6% di tutti i documenti vengono persi
- Il 3% dei documenti rimanenti sono mal archiviati
- Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
- Professionisti ed impiegati perdono il loro tempo.
- dal 5% al 15% nella lettura dei documenti
- fino al 40% per ricercarli
- Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana;
- Il 90% dei documenti destrutturati presenti in azienda non sono classificati
Se a questi dati ci aggiungiamo che circa il 70% dei documenti presenti in azienda è di natura destrutturata, comprendiamo ancora più a fondo le ragioni che portano le organizzazioni pubbliche e private ad avvicinarsi alla gestione documentale.
fonte: Infocamere – rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale
Gestionale documenti a 360°
Con le soluzioni di gestione documentale di Edok le organizzazioni possono:
- Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, spool, desktop, e-mail, pec, fax, etc.).
- Gestire la creazione collaborativa dei documenti.
- Gestire gli stati e le versioni dei documenti.
- Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura (cartacea o su file) di codici a barre.
- Digitalizzare, indicizzare e archiviare in modalità automatica, tramite lettura e interpretazione codici a barre o lettura ottica dei caratteri, qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato (carta e file).
- Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti.
- Collegare ai servizi di gestione documentali illimitati account e-mail o pec.
- Gestire in modo intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite configurazione con sistemi di posta elettronica, pubblicazione web, server fax e spedizione cartacea.
- Firmare i documenti tramite firma digitale o firma elettronica avanzata (es. firma grafometrica).
- Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge (conservazione sostitutiva).
- Condividere tutti i documenti aziendali.
- Gestire le interazioni con i sistemi informativi.
- Fascicolare e gestire le associazioni tra documenti in modalità dinamica (commesse, progetti, pratiche, etc.).
- Organizzare in modalità strutturata tutti i dati archiviati
- Pubblicare i documenti sul Web.
- Gestire in digitale e i processi aziendali tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate (workflow and business process management).
- Gestire il backup remoto e il disaster recovery dell’archivio documentale.
Gli ambiti applicativi
Edok, grazie all’esperienza maturata in centinaia di casi analizzati, ha sviluppato dei pacchetti applicativi basati sulla piattaforma HyperDok in grado di soddisfare le più diffuse esigenze di gestione documentale:
- CICLO ATTIVO (CLIENTI)
- CICLO PASSIVO (FORNITORI)
- AREA COMMERCIALE
- CORRISPONDENZA IN ENTRATA E IN USCITA (con protocollazione se necessario)
- AREA HR
- DOCUMENTI QUALITA’
- UFFICIO TECNICO
- DOCUMENTI PRODUZIONE
- CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA
- ETC.
I pacchetti applicativi permettono di realizzare e mettere in funzione, in pochissimi giorni, un sistema completo di gestione documentale senza dover modificare gli altri applicativi software presenti in azienda o effettuare attività lato sistema informativo. I pacchetti applicativi HyperDok permettono, di base senza nessuna attività di personalizzazione della soluzione proposta, di:
- intercettare i flussi strutturati prodotti dai sistemi informatici aziendali e li elabora in modalità completamente automatica.
- intercettare le e-mail, le pec, e i fax “agganciandosi” ai relativi account o interfacciandosi ai fax server.
- archiviare la documentazione cartacea acquisendo automaticamente i documenti scansionati con le multifunzione (polling su cartelle condivise) oppure interfacciandosi a dispositivi per la scansione professionale con driver twain o isis.
- interfacciarsi con gli applicativi come MS Office o OpenOffice per l’acquisizione dei documenti prodotti.
Vantaggi
L’introduzione in un’organizzazione della piattaforma per la gestione documentale HyperDok permette agli utenti di avere i documenti e le informazioni sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi. Tutti i documenti e le informazioni in essi contenute vengono gestite in modo semplice e preciso. I documenti sono reperibili in tempo immediato per lo smistamento agli uffici, ai clienti, ai fornitori, etc.
I processi di workflow definiti nel software di gestione documentale sono intuitivi e user friendly con la conseguenza che anche all’utente meno esperto risulta naturale inserire un documento all’interno di un percorso predefinito con delle regole preimpostate. I gruppi e gli utenti dell’organizzazione utilizzando il software di gestione documentale per svolgere in modo collaborativo le loro funzioni.
Le soluzioni di gestione elettronica dei documenti sviluppate da Edok consentono di gestire qualsiasi tipologia di documento, indipendentemente dalla fonte che lo genera, mettendo a disposizione su misura delle organizzazioni molteplici funzionalità.
