Edok è organizzata e strutturata per offrire, tramite i propri Data Center, un servizio globale di outsourcing documentale in modalità ASP, SaaS, cloud computing o full outsourcing.
Le soluzioni di outsourcing documentale, grazie all’economie di scala Edok, risultano sempre economicamente vantaggiose e non impattano sulla struttura aziendale. I documenti, siano essi in formato elettronico o in formato cartaceo, sono trattati nei centri di produzione Edok e il cliente può facilmente gestirli e ricercarli tramite web o su supporti stand alone come CD/DVD, dischi esterni, chiavette, etc.
I processi sono curati da personale specializzato, appositamente formato ed istruito sulle normative legate alla privacy e al trattamento dei dati. I documenti originali cartacei vengono stoccati presso magazzini esterni oppure distrutti nel caso di conservazione digitale a norma di legge.
Servizi in outsourcing erogati da Edok
Tutti i servizi offerti da Edok in modalità ASP, SaaS o Full Outsourcing
vengono erogati mediante l’impiego della suite documentale HyperDok.
DIGITALIZZAZIONE ARCHIVI CARTACEI
Edok dispone di un collaudato servizio per la digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi cartacei. I nostri consulenti formulano piani di progetto che dettagliano tempi e modi di lavorazione degli archivi cartacei delle organizzazioni clienti. La lavorazione avviene nei centri documentali Edok oppure presso la sede dell’organizzazione committente. I nostri operatori specializzati preparano i documenti per la scansione salvaguardando l’integrità e la qualità degli originali. Ogni documento viene classificato secondo le procedure concordate nel piano di progetto e digitalizzato con scanner professionali in grado di acquisire qualsiasi tipologia di formato, dagli scontrini fiscali fino al formato A0. Le immagini acquisite vengono processate con appositi software per l’ottimizzazione dell’immagine. Il processo prevede delle rigide regole di controllo sulla qualità dei dati imputati / acquisiti e sulla qualità delle immagine scansionate.
L’archivio digitalizzato è accessibile ovunque tramite interfaccia web o su supporti informatici come CD/DVD, dischi esterni, chiavette, etc. I documenti cartacei vengono restituiti con la documentazione classificata e disposta nel medesimo modo in cui era al momento della consegna.
INDICIZZAZIONE DOCUMENTI
Il servizio prevede l’indicizzazione di documenti cartacei o elettronici. Gli operatori effettuano le operazioni di indicizzazione tramite la piattaforma software per la gestione elettronica documentale integrata HyperDok utilizzando tecnologia barcode e motori per la lettura ottica dei caratteri (OCR, ICR, OMR, etc.).
Il servizio Edok è in grado di archiviare e gestire flussi di dati in formato PDF, spool di stampa, xml ed altri formati forniti dal cliente. I dati prodotti dai sistemi informativi aziendali vengono trasformati in documenti elettronici, archiviati e indicizzati. Apposite funzionalità consentono la normalizzazione dei flussi dati in entrata e l’eventuale controllo e validazione dei documenti con rilevazione e segnalazione di anomalie (verifica progressività numerazione documenti, cross-check dei dati, etc.).
I documenti archiviati possono essere collegati in modalità dinamica tra loro, è quindi possibile visualizzare una fattura e accedere con un click agli ordini e ai ddt collegati o al contratto in essere con quel determinato cliente o fornitore, oppure raggruppare i documenti in base ad un codice commessa, o creare dei fascicoli in cui inserire i documenti, etc.
Il flusso di fatture in uscita (ciclo attivo) viene inviato al servizio Edok che si occupa di generare le fatture elettroniche a norma e di inviarle in modo massivo tramite PEC, e-mail con allegato o e-mail con link al documento pubblicato sul web. I documenti sono conservati in modalità digitale da operatori Edok e sono facilmente consultabili tramite accesso web. Il servizio può gestire anche la fatturazione elettronica in entrata (ciclo passivo) permettendo alle aziende che ne usufruiscono di eliminare la carta anche lato fatture ricevute.
Il servizio è in grado di:
- Generare flussi di FatturePA partendo da informazioni che risiedono in tabelle del database del sistema gestionale aziendale.
- Gestire flussi XML standard FatturaPA correttamente creati da altre procedure software provvedendo a firmarli digitalmente.
- Gestire file XML correttamente creati e firmati digitalmente da altre procedure software.
- Gestire l’invio della FatturaPA allo SdI tramite PEC o altri canali.
- Gestire le ricevute rilasciate dallo SdI tracciando l’esito dell’invio della FatturaPA tramite un apposito “cruscotto”.
- Conservare a norma di legge la FatturaPA e la documentazione ad essa legata (es. ricevute PEC relative all’invio o ricevute rilasciate dallo SdI).
Le soluzioni Edok
E’ possibile scegliere tra n. 2 tipi di soluzioni:
- Fatturazione elettronica Light: il servizio online di fatturazione elettronica verso la PA semplice, sicuro e attivabile via web in pochi passi.
- Fatturazione elettronica Enterprise: servizio di fatturazione elettronica verso la PA integrato con i sistemi informativi aziendali e personalizzabile in base alle esigenze del cliente.
Il processo di conservazione a norma dei documenti archiviati può essere svolto in outsourcing delegando ad Edok gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa. Un servizio sicuro, collaudato e conforme alle normative italiane ed europee che è facilmente attivabile in tempi brevi e con costi di start up contenuti.
Il servizio include:
- Assunzione obblighi e responsabilità del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del trattamento dei dati.
- Redazione, tenuta e aggiornamento Manuale della Conservazione e documentazione di sistema.
- Gestione processo di conservazione a norma di legge:
- Acquisizione, presa in carico e validazione PACCHETTI DI VERSAMENTO
- Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE
- Produzione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE (web, vpn, CD/DVD, etc.)
- Polizze assicurative di responsabilità professionale.
- Certificati di firma digitale, servizio di marcatura temporale, sistemi di protezione dati, etc.
- Tenuta copia di backup dei documenti conservati in base alle tempistiche imposte dalla normativa (es. 10 anni per i documenti fiscalmente rilevanti).
- Hosting hardware, software e relativi servizi (backup, etc.);
Le principali tipologie documentali gestite dal servizio di conservazione in outsourcing di Edok sono:
- Fatture di Vendita;
- Fatture elettroniche in genere e fatturePA
- Documenti amministrativi in genere: Documenti di Trasporto, Ordini di Acquisto/Vendita, Fatture di Acquisto, Contratti, Raccomandate, etc.;
- Scritture contabili: Libro Giornale, Registri IVA, Giornale di Magazzino, Mastrini, etc;
- PEC;
- Contratti;
- Documenti sanitari;
- Libri Unici del Lavoro;
- Documenti del lavoro in genere: CUD, 770, DM10, etc;
- Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a protocollazione informatica;
- Mandati di pagamento e reversali.
La possibilità di delegare a soggetti competenti ed altamente qualificati l’intero processo di conservazione dei documenti assume un’importanza tanto più rilevante quanto maggiori sono le dimensioni dell’azienda impegnata nella conservazione sostitutiva. Affidare il processo di conservazione sostitutiva ad uno specialista esterno significa sollevare le aziende dai rischi e dagli oneri relativi e permettere loro di concentrarsi sul core business.
Conservatore accreditato
Edok è conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) in ragione dell’adozione dei più elevati requisiti di qualità e sicurezza nella conservazione dei documenti informatici. I prerequisiti richiesti dall’ AgID per poter essere accreditati sono garanzia di affidabilità e competenza dell’azienda certificata.
Il servizio prevede che i documenti elaborati vengano spediti secondo il canale definito dal Cliente: e-mail, PEC, e-mail o pec con link al documento pubblicato sul web, EDI e posta cartacea.
Tramite accesso web è possibile visualizzare il canale e lo stato di spedizione di ogni singolo documento. Gli utenti abilitati possono configurare e personalizzare l’inoltro dei documenti: definire i canali di spedizione, eventuali reindirizzamenti, impostare testi, oggetti, firme predefinite, etc.
Unica Piattaforma: un unico strumento permette di inviare tramite e-mail, PEC, fax, e-mail link, EDI e posta cartacea. Possibilità di aggiungere i servizi di archiviazione, conservazione e pubblicazione web.
Servizio completo: possibilità di invii massivi automatici o spot a testo fisso e destinazione variabile (circolari, campagne marketing, etc.) o di documenti a testo, paginazione e destinazione variabile (fatture, solleciti, estratti conto, etc.).
Reportistica dettagliata: tracciabilità completa di invii, recapiti, notifiche di lettura, indirizzi errati, etc.
Dettaglio canali di spedizione del servizio di spedizione multicanale in outsourcing di Edok:
Il servizio permette di inviare e-mail o PEC massive, contenenti informazioni statiche, dinamiche, con link a pagine web e con uno o più documenti allegati.
PEC TO PEC (valore legale)
La spedizione PEC to PEC è un sistema di trasmissione telematica a valore legale che rende i messaggi opponibili a terzi. Il servizio permette di inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC alla casella PEC del destinatario e visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato richiamando le relative ricevute collegate al documento inviato. I documenti inoltrati con esito negativo vengono segnalati in un’apposita area nella quale è possibile gestirli selezionando il reinvio sempre tramite PEC o altro canale.
FAX
Il servizio permette di inviare in modalità massiva tramite fax i documenti archiviati monitorando da web lo stato delle spedizioni. I documenti inoltrati con esito negativo vengono segnalati in un’apposita area. Da qui è possibile gestirli selezionando il reinvio sempre tramite fax o altro canale.
POSTALIZZAZIONE CARTACEA
Il servizio di postalizzazione cartacea Edok permette di stampare, imbustare e spedire automaticamente la corrispondenza tracciando tutte le fasi di lavorazione e consegna. Il servizio viene utilizzato per spedire tramite posta cartacea documenti come fatture, ddt, conferme ordine, estratti conto e molto altro ancora e può essere personalizzato in base alle esigenze del Cliente.
I nostri centri specializzati utilizzano attrezzature professionali di stampa e imbustamento che offrono la migliore qualità ad un costo contenuto.
Il Cliente può scegliere tra diverse tipologie di recapito (Poste Italiane, Nexive o altri vettori): Posta Massiva, Posta Prioritaria, Raccomandata A.R. (valore legale), Formula Certa (tracciatura consegna tramite tecnologia satellitare), etc. e tra diverse tipologie di stampa e imbustamento: bianco e nero, full color, solo fronte, fronte/retro, stampa, imbustamento e postalizzazione, stampa e “inscatolamento” con spedizione colli, etc.
Con un solo click è possibile inviare la corrispondenza direttamente dal sistema informativo aziendale, eliminando le operazioni di stampa, imbustamento, affrancatura e attesa agli uffici postali.
SPEDIZIONE LETTERE CIRCOLARI
E’ il servizio che consente a tutti, Clienti e non, di abbattere i tempi e i costi per la realizzazione e l’invio di lettere circolari a mezzo posta cartacea. E’ sufficiente effettuare l’upload del testo della lettera in formato “doc” o “docx”, comprensivo di carta intestata e il file contenete l’elenco degli indirizzi, più eventuali variabili di testo, in formato “xls” o “xlsx”, specificando il tipo di postalizzazione e il servizio richiesti (es. postalizzazione cartacea, pec, e-mail). Entro pochi minuti verrà inviata una prova di stampa in formato pdf e il relativo preventivo di spesa. Se confermati parte immediatamente la lavorazione. Non sono previsti numeri minimi di buste.
Nello specifico il servizio è in grado di:
- acquisire automaticamente dagli Access Point i flussi di documenti in formato Peppol. Vengono poi convertiti in formato pdf e vengono generanti dei flussi per il caricamento dei dati nel sistema gestionale.
- inviare al servizio flussi di documenti in formato Peppol dal sistema gestionale (webservice o ftps) agli Access Point.
- tracciare tutte le fasi del processo associando al documento le ricevute e le conferme rilasciate dagli Access Point.
- conservare in modalità digitale a norma di legge i documenti ricevuti e/o inviati.
