Conservazione sostitutiva dei documenti: nuove regole tecniche

Il 3 dicembre 2013 sono stati firmati i decreti contenenti le nuove Regole tecniche sul protocollo informatico e sul sistema di conservazione sostitutiva dei documenti.

La nuova normativa introduce importanti novità per le aziende che utilizzano piattaforme software o servizi di gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma.

Di seguito un riassunto delle principali novità riportate sul sito di ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale – Sito Web):

E’ superata la distinzione fra conservazione sostitutiva di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici.
Obbligo dell’adozione del Manuale del sistema di Conservazione Sostitutiva.
Introduzione dei modelli organizzativi relativi al sistema di conservazione.
Questi devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall’eventuale sistema di gestione documentale.
Tutti i soggetti, dunque, che intendessero procedere alla richiesta per ottenere il riconoscimento di conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia digitale, dovranno provvedere a integrare la documentazione eventualmente già presentata con gli ulteriori requisiti imposti dalle disposizioni del decreto in commento e dai suoi allegati;
La figura professionale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva diviene obbligatoria per privati e PA (figura che deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico).

Conservazione Sostitutiva e Gestione Documentale con HyperDok di Edok Srl

I sistemi e i servizi di gestione documentale/conservazione sostitutiva di Edok, basati sulla piattaforma software HyperDok, verranno aggiornati sulla base delle nuove regole tecniche entro i termini imposti dalla normativa.

Un aggiornamento non solo di carattere tecnico ma anche operativo ed organizzativo.

Diviene quindi sempre più importante per aziende e PA affidare i propri processi documentali ad un partner, come Edok, che non offra solo la soluzione tecnologica ma anche la consulenza e il supporto normativo nel campo della gestione documentale e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

<l’articolo completo sul sito ANORC>