Nuove regole tecniche per la conservazione sostitutiva

Nuove regole tecniche conservazione sostitutiva: sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 Marzo 2014 – Supplemento Ordinario n. 20.

La nuova normativa introduce importanti novità per le organizzazioni che utilizzano piattaforme software o servizi di gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma.

I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole tecniche per la conservazione sostitutiva entro 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto prevista per il prossimo 11 aprile 2014.

I lotti di documenti conservati fino ad oggi potranno continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione.

Le organizzazioni che implementeranno ex novo un sistema di conservazione sostitutiva successivamente alla data del 11 aprile 2014 dovranno ottemperare da subito alle nuove regole.

Regole tecniche per la Conservazione Sostitutiva – Le principali novità:

Superamento della distinzione fra conservazione sostitutiva di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici.
Il Sistema di conservazione gestisce il processo di conservazione sostitutiva tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.
Gli oggetti del sistema di conservazione sono definiti pacchetti informativi.
Il pacchetto informativo è il “contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare“.
Si distinguono in pacchetti informativi di:
- Versamento
- Archiviazione
- Distribuzione
Diviene obbligatoria l’adozione del Manuale della conservazione sostitutiva.
Diviene obbligatorio il Piano della sicurezza del sistema di conservazione, documento che dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione sostitutiva.

Figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia.

Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione – o parte di esso – a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.

Un aggiornamento non solo di carattere tecnico ma anche operativo ed organizzativo.

Edok Srl – Conservatore accreditato AgID

Diviene quindi sempre più importante per aziende e PA affidare i propri processi documentali ad un partner, come Edok, che non offra solo la soluzione tecnologica ma anche la consulenza e il supporto normativo nel campo della gestione documentale e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

I sistemi di conservazione sostitutiva a norma di legge di Edok sono già stati aggiornati per essere conformi alle nuove regole tecniche.
Le piattaforme HyperDok e HyperDokPA sono state sviluppato rispettando le nuove regole tecniche emanate a dicembre 2013 dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).